・やらなければならないこと(タスク)が予定日に終わらない
・いつも時間に追われている。
・スケジュールを決めても予定通りに進まない。
etc...

このような悩みを持っている方は多いと思う。そして、僕も同じ悩みを持っていた。「これをなんとか改善したい!」と、日々の振り返りの中でスケジュールが遅れる原因を考えたとき、気付いたことがある。そして、その気付きをもとにタスク管理の方法を変えてきた。今回は、その気付きやタスク管理で行なってきたことを以下に書きたいと思う。

多くは手帳やデジタルツールに予定やタスクを記載しながら管理していると思う。ところで、タスクには分類すると以下の2つに分けられる。

1.時間が決まっているもの(会議、アポ、参加イベントなど)
2.時間が決まっていないもの(メールの送信など)

スケジュールの遅延が発生する主な原因は上記2のタスクであることが多い。タスク欄に記載するタスクは所要時間が意外とかかるものが多いが、所要時間の考慮がないために、タスクの処理を軽く見てしまうところに「落とし穴」があると思っている。

例えば、「○○さんに返信のメールを書かなければならない」となったときに、「やらなければならない」ということで、そのことを忘れないためにタスク欄に記載すると思う。だが、「どれくらいで終わらせる」という所要時間の概念がないままにメールの返信に対応してしまうために意外と時間がかかることに気づかず、終えたときには、予定した他のタスクをやる時間がなくなってしまう......

では、このような落とし穴にはまらないためにはどうすればよいか?ポイントは、上記2のタスクに「所要時間を見積り、スケジューリングを行なう」ことと考えている。つまり、決まっていないタスクに時間の設定を行い、時間の制約を常に意識しなが行なうということだ。

「時間」を設定することで、実行できるタスク数の限界が見えてくる。そして「これは時間内に終わらせることは難しそうだな?」と思ったとき、スケジュールの調整などを行うこともできる。やはり"見える化"が大事である。"見える化"することで、「どうすれば時間短縮ができるだろうか?」という効率化の意識も働くようになる!

僕はすべてのスケジュールやタスクをGoogleカレンダーに登録し、これらのスケジュールやタスクには全て「アラート」が設定しているので、タスク実施の2時間~10分前には、すべてスマホに通知がくるようになっている。タスクを行なうことを忘れないためだ。
もちろん、スケジュール通りにうまくいかないこともある。そんなときは平気でスケジュールやタスクの見直しを行っている。このとき、所要時間の概念があるために、スケジュールの空きの状況をみながら「この時間帯ならできそうだな?」という判断が可能になる。このやり方を行うようになってから、スケジュールを組む精度が高まってきた。

タスク欄に書いてあるタスクに所要時間の概念を持たせ、日々のスケジュールの中に組み込んでみてはいかがだろうか?予定のブレが少なくなっていくことに気づくはずだ。

是非一度お試しあれ!

Clock
photo credit: Fear of the new year countdown via photopin (license)


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