・メールがどんどん溜まっていく!
・返信しないといけないメールってどこに行ったっけ?
・過去に来たメールを探したいが、うまく見つからない!
etc.......


このようなメールに関する悩みを持ったことはないだろうか?
僕も以前は同じように悩んでいた。そのため、必要なメールを探し当てるのに、10分や20分と時間がかかることも.......この時間って無駄である。また、上司から「このメールの件、どうなっているんだ?」と確認があったときに、すぐに返信できないと心地が悪くなることも.......(苦笑)

そこで、メールの整理方法について、自分なりにいろいろと工夫をしてきた。その結果、考え方としては、これから紹介するやり方に落ち着いた。

そして、この整理の考え方をメールの整理に悩んでいる知人に紹介したところ、思いのほかに好評だった。なお、知人はGmailを使っているため、Gmailの整理方法について知人に紹介を行った。なので、今回はGmailの整理に関する僕のやり方を紹介したい。

Gmailの整理の仕方についてはそれぞれこだわりがあるとは思うが、しばしのお付き合いをお願いしたい。


ポイントは、一目でわかる状態をつくること

受信トレイに大量のメールが溜まっていることは、よくあることだ。大量のメールが溜まっていると、それだけで探し当てる気が失せる。ひとつ一つのメールを表示して内容を確認するのも時間がかかる。そのため、検索機能を使うことになるが、検索を行うにしても、探し当てるのには一苦労だ。

「Gmailを見たときに、一目でわかる状態をつくる」ことが、メール整理の考え方の大きなポイントとなる。


受信トレイを"からっぽ"にする!

多くの方が述べているように、僕も受信トレイを"からっぽ"にすることを原則にしている。
そうすれば、「受信トレイに残っているのは、何らかのアクションが必要なメール」ということがすぐ分かる。そして、何よりも受信トレイに何も残っていないと、本当にすっきりする。精神衛生上も本当に良い!

受信トレイ
「受信トレイを空にする」ために僕が行っていることは、
①ラベルの設定
②アーカイブ
の2点だ。

まず、"ラベル"とは"フォルダ"みたいなもの。ラベルをつけることで、どんなメールなのかが判別しやすくなる。ちなみに、僕の場合は、ラベルの設定にはフィルタ機能を活用しているが、フィルタの設定について、僕は以下の考え方に基づき行っている。

返信を行う必要のある重要なメール→ラベルをつけ、受信トレイに残す
スルー可能なメール→ラベルをつけ、受信トレイをスキップさせる

また、返信を行った後はメールをアーカイブしている。 そうすることで、受信トレイには未読か返信など、何らかのアクションを起こす必要があるメールのみが残ることとなる。受信トレイがものすごくシンプルになるので、アクションを起こすにしても非常に楽だ!
 

受信トレイを"からっぽ"にするメリット!

受信トレイを"からっぽ"にするメリットは以下の通りである。


1.見落としが激減する

基本的には受信トレイのみを確認すればよい。また、チェックすべきメールが激減するので、それにともない、見落としが激減する。
 

2.返信漏れがなくなる

受信トレイに残っているのは、
・未読メール
・返信が必要なメール(既読)
となる。受信トレイをみれば返信すべきメールがすぐ分かるので、対応がしやすい。

3.処理完了までの時間が圧倒的に短い

あらかじめ分類されているため、チェックする箇所が少なくなる。そのため、処理完了までの時間が圧倒的に短くなる。


今回はGmailで述べたが、Outlookでも同じ考え方で対応可能である。メール整理に悩む方は、是非、おためしあれ!


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