「仕事が予定通りに終わらない!」

「気がついたら時間だけが過ぎ去ってしまったが、やりたいことが出来ていない!」

「常に時間に追われている気がする!」

etc…

こんな経験はありませんか?


時間に追われる日々を過ごしているとエネルギーばかり消耗し、「将来に向けてキャリアプランを考えたい!」と思っても、考えることも出来なくなりますよね?

 実は僕もしょっちゅう、そんな悩みを抱えておりました。



しかし、PDCAサイクルを回しながら時間の使い方を見直しを行っていくうちに時間を有効に使うことが出来るようになり、今では仕事の合間にいくつものイベントやワークショップを手がけることが出来るようになりました。



今回は、「"時間がない"から抜け出すための時間管理術」をテーマに書きたいと思います。

 

仕事やイベントが発生したら、即、振り分ける!

ところで、上司から「資料をつくって欲しい」などの頼まれごとや、メールの返信など、仕事やイベントが発生した場合、どうしておりますか?

「あとでやろう」とそのままにしておくと、時間が経ってから、「一体何をやればいいんだっけ?」となることが往々にしてあります。

また、思い起こすまでの時間もムダに過ぎてしまいます。

ポイントは「その場ですぐに対応を振り分ける」こと。

僕は以下の3つで対応を振り分けます。


①5分以内で作業が完了できるものであれば即対応し終わらせる!
②依頼する必要があれば、対象者に依頼をし、自分から手放す!
③自分で行う必要があれば、「いつやるか?」を決めてスケジュール帳に書いて忘れる!



ポイントはスケジュール帳に書く量を減らす工夫を行うこと。

スケジュール帳に書いているToDoの量が多いと、自分自身にプレッシャーもかかりやすくなるもの。

できれば、その場で即対応するか、依頼できるものであれば依頼を行い、自分にかかるプレッシャーを減らしたいものです。


「作業量(時間)」を明らかにする!


「メールの返信を書いていたら、あっという間に15分経ってしまった!」

「"軽い作業"と思って作業をしていたら、30分経っていた!」


こんなことはよくありませんか?



スケジュール帳に記載するまでもない、ToDoリストに書いている「軽い作業」と思っていた作業に、意外と時間を取られてしまいます。


ポイントは「作業量(時間)」を明らかにすること。


作業量の予測をつけることで、「これは今日対応出来そうだな」「これは時間がかかりそうだから、まとまった時間を確保できる、このタイミングで対応しよう!」といった判断がつきやすくなります。

また、あらかじめ作業量を予測することで心の準備も出来ているので、「気がついたら時間が足りなくなってしまった」ということも少なくなります。


「いつやるか?」を決め、スケジュール化する!


あとで更新しても構わないので、資料作成など、自分がやるべき仕事については「いつやるか?」をその場で決めてしまい、スケジュールとして入れてしまうこと

スケジュールとして記載すると、残りの作業可能な時間も見えやすくなります。



「見える化」するための仕組みをつくる!


「時間がない」という状況になってしまうのは、「費やすことができる時間を把握できていない」ことに起因があるように思います。

やはり、「作業量」や「費やすことが可能な時間」を把握できるようにすること。そのためには、「見える化するための工夫」が必要となります。


時間管理術に挫折してしまうと「次こそはしっかりやろう」と思ってしまうものですが、むしろ、自分なりに仕組み化や習慣化を工夫する方継続できます。


僕はGTDをベースに仕組みを考えましたが、自分なりにあった方法で仕組みをつくるのが良いと思いますし、やっていて創意工夫が生まれるので楽しいものです。

この記事が自分なりの時間管理術へのチャレンジとなれば幸いです。


Clock


次回もお楽しみ!


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