「今日予定していた作業が終わらない…」
「タスクリストに書いた作業が終わらない…」
「タスクリストの作業が溜まる一方…」
こんなお悩みはありませんか?
僕もかつては悩んだことがあります。
しかし、タスクリストを書くにあたり、ある点を意識し、工夫をしたところ、その悩みは解消されつつあります。
今回はタスクリストを書くにあたり、意識した点についてお話をしたいと思います。
なぜ「タスクが予定通りに終わらない」が発生するのか?
タスクが予定通りに終わらない原因はいろいろとありますが、僕自身の経験や友人から相談を受けた結果をもとに主な原因をあげると以下のようになります。
①タスクを終わらせるに必要な時間の見積がない。あるいは過少に見積もられている。
②そもそも予定のタスクが多すぎる
実は、①と②は関連しております。原因を一言でいうと、「タスクを終了させるに必要な作業時間を超えた状態で、予定を組み、タスクリストに書いているから」とも言えます。
そして、「実はタスクリストを書いた本人は、その状態に気付いていない」ことが多いのです。
なぜそのようなことが発生するのか?まずはその原因について考えてみましょう。
「時間が見えない」ことが起因している
具体的な例を用いて原因を考えてみましょう。
例えば、本日の予定として以下の作業をタスクリストに書いたとします。
①顧客Aからのメールでの問い合わせに対する返信
②顧客Bへの見積書の作成
③週次報告の作成
④部長から依頼された調査資料の作成
⑤課長から依頼された売上情報の集計
⑥顧客(10社)への来週のセミナーの出席有無の確認
⑦これ以外に1時間の会議が2本予定されている
よくある例をあげたこのタスクリスト!
今日の予定として書いておりますが、「就業時間内に終えることが可能かどうか?」と聞かれたらどのように判断しますか?
「分からない」ですよね?
なぜなら、「それぞれの作業にかかる所要時間の見込みがどれくらいなのかが見えない」からです。
ほとんどのタスクリストには作業時間の記載がありません。
恐らく、「メールの返信」などの予定時間が決まっていな作業を備忘録的に記載している場合がほとんどでしょう。
しかし、「メールの返信」といった作業も意外と時間がかかる場合が多く、顧客への返信のための文章を推敲しながら書くと、10~15分は当たり前のように過ぎ去ってしまうものです。
「所要時間が見えない作業に時間を取られてしまい、しかも、所要時間の見積がないために、それに気付いていない」ことが大きな要因ではないでしょうか?
意外と使える時間は少ないもの
ところで、一般的な終了時間は9時~18時の8時間勤務ではないかと思います。
とはいえ、8時間をタスクリストに書いた作業に全部使えるわけではないでしょう。
上司や職場の同僚から質問をされたり、メール処理を行ったりとタスクリストに書いた以外の対応に30分~1時間程度は使うのではないでしょうか?
となると、その時間を考慮すると、残業せずに本日の予定の作業を終えようと思うと、「全ての作業を7時間以内で終える必要がある」ことになります。
「使える時間は意外と少ないもの」です。
仮に、先に書いた作業の所要時間の見積が仮に以下の通りだったとしましょう。
①顧客Aからのメールでの問い合わせに対する返信(10分)
②顧客Bへの見積書の作成(30分)
③週次報告の作成(20分)
④部長から依頼された調査資料の作成(2時間)
⑤課長から依頼された売上情報の集計(2時間)
⑥顧客(10社)への来週のセミナーの出席有無の確認(1時間40分)
⑦これ以外に1時間の会議が2本予定されている(2時間)
また、8時間40分をずっとタスクリストに書いた作業にかかれるわけではなく、しかも、割り込みなどにより作業は予定通りに進まないもの。こうなると、8時間40分よりもはるかに多くの時間が必要となります。
使える時間は少ない状況のなかで、所要時間が見えないままにタスクリストに作業を記載......このような状況で進めてしまうと「予定の作業が終わらない!」となってしまい、ストレスが溜まってしまう状況を作りだしてしまいます。
ざっくりでOK!まずは作業時間の見積を行おう!
このような状況を解消するには、ざっくりでいいので、まずはタスクリストに記載した作業の所要時間を見積もることです。ポイントは「ざっくりと!」です。
最初のうちは精度が低いのは当たり前。精度は気にせずに「ざっくりと!」見積もりましょう。
作業の所要時間を見積もることで「時間内に終えることができるのか?作業分担の調整、もしくは残業が必要か?」の判断ができるようになります。あらかじめ判断ができると、ストレスも少なくなります。
タスク管理をうまくやるには、以下の3つを「可視化」することが必要となります。
①その日のうちにやるべきことを明確にする
②1日の中でどのように作業を行うかの時間配分を行う
③いつまでに作業を終える化を明確にする
これらの3つを可視化するために、まずはタスクリストに記載した作業の所要時間を見積もってはいかがでしょうか?
まとめ
タスクリストに書いた作業の所要時間の見積を行い、その日に予定した作業が可能かどうかを判断しよう!
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