2016年となり、いろいろと目標を立てられた方も多いのではないでしょうか?目標を達成するためには、"実行するための時間の確保"が必要ですよね?でも、「毎日が忙しい!」と"時間ビンボー"に悩む方も多いのではないでしょうか?実は、僕もその一人です(苦笑)
そんなとき、たまたまコンビニで本棚を見たら、『日経ビジネスアソシエ2016年2月号』の特集がおもしろそうなので購入しました。
『日経ビジネスアソシエ2016年2月号
』の特集は「"生産性10倍"の時間術」!「今年こそ"時間ビンボー"から卒業」と表紙に書かれた特集には、「名経営者の時間マネジメント」「図解で実践できる時間管理術」など、時間を有効活用のためのノウハウがいっぱい!
「なるほど~」と思いながら本誌を読みました。
それでは、本書のエッセンスを以下にまとめましたので、ご覧ください。
目次
- 名経営者7人の"時間マネジメント"
- 図解でラクに実践できる「仕事時間」攻略法
- オンもオフも充実!1日24時間"有効活用術"
- 付録にも注目!「タスク&時間管理メソッド20」
- 最後に
名経営者7人の"時間マネジメント"
最初の特集は『名経営者7人の"時間マネジメント"』。
ここでは、以下の7人の経営者の"時間管理術"が書かれております。
・松本晃さん(カルビー会長兼CEO)
・吉越浩一郎さん(元トリンプ・インターナショナル・ジャパン社長、吉越事務所代表)
・田中仁さん(JINSを展開するジェイ アイ エヌ社長)
・熊谷正寿さん(GMOインターネット社長)
・出雲充さん(ユーグレナ社長)
・栗原博さん(富士ゼロックス社長)
・ハロルド・メイさん(タカラトミー社長)
その中でも、特に印象に残ったのが吉越浩一郎さんの"「緊急でない」仕事に対するデッドライン設定の必要性"です。
本誌には以下のように書かれております。
「『緊急ではない』と判断した仕事は特に、デッドラインをしっかり決める必要があります。放っておくと先々に悪影響を及ぼすからです。
『あの時にやっておけばよかった』『そういえばやろうとしていたな』と後悔しないようにしてください。仕事のレベルは、"徹底度"で決まります。『緊急ではない』仕事であっても素早く着手して終わらせる人は、通常の仕事で遅れることはありません。」
(『日経ビジネスアソシエ2016年2月号』 より P33)
『緊急ではない』仕事こそデッドラインを決めて"実行する日"を明確にする!そうしないと、ずるずると先延ばしになってしまう危険がありますね?
図解でラクに実践できる「仕事時間」攻略法
第2章は"図解でラクに実践できる!「仕事時間」攻略法"。
ここでは、時間管理に長けている以下の5人の方が時間管理の方法について述べております。
・水口和彦さん(時間管理コンサルタント)
・永井孝尚さん(『100円のコーラを1000円で売る方法』著者)
・古川武士さん(習慣化コンサルタント)
・山本憲明さん(山本憲明税理士事務所代表)
・平野友朗さん(日本ビジネスメール協会代表理事)
その中でも特に気になったのが水口和彦さんの"世界一簡単で"緩い"「時間」マネジメント"です。
本誌では「アポイントメント」「タスク」「割り込み仕事」の3つについて述べられております。
その中でも特に"「タスク」「割り込み仕事」のさばき方"の記事は必見です!
①アポイントメント
ダブルブッキングに注意
「社内会議」「取引先と商談」など、「開始時間」が決まっている案件。「同じ時間帯に、2つ以上のアポイントメントを入れないようにする」ことだけ注意すれば、管理は易しい。「A店で10~12時に販促イベント」のように、相手が不特定でも、開始時間が決まっている場合は、「アポイントメント」として扱う。
②タスク
自由裁量な分、「管理力」が必要
「明朝9時までにメール」「金曜正午までに企画書提出」など、「締め切り」が決まっていて、やるタイミングを自分で決められる案件(「ToDo」と表現することも多い)。時刻が決められている①アポイントメントと違って、自由裁量で進められるため、本人の管理能力が求められる。
③割り込み仕事
"受け入れ準備"がマスト
突然、処理を頼まれる案件。現場のビジネスパーソンが避けて通ることは難しい。予定外なので、もともとのスケジュールが狂いやすいため、「割り込み仕事の発生」を見越して、予定を組むことが求められる(46ページ)。職場での地位が上がるほど、「割り込み仕事」にかける時間は、増える傾向にある。
(『日経ビジネスアソシエ2016年2月号』 より P42)
オンもオフも充実!1日24時間"有効活用術"
第3章は「オンもオフも充実!1日24時間"有効活用術"」です。
ここでは、「通勤時間の有効活用術」「時短家電を活用して時間を作る」「時間マネジメントアプリ」「夕活習慣」が取り上げられております。
その中でも注目なのが「夕活習慣」です。
僕もスキルアップのためのイベントを開催いたしますが、スキルアップのための勉強、異業種の人たちとの"知的交流"など、幅を広げることができます。
「終業後は真っすぐ家に帰り、テレビを見たりスマホをいじったりしながら疲れを取ります」-。
仕事に忙殺されると、こうした「1人でゆっくりする時間」が必要になるが、そんな時間を「自分を高める時間」に充てている人もいる。終業後、自宅に帰るまでの夕方から夜にかけての時間を、「業務の知識や技能を高めるために本を読む」「資格試験の勉強をする」「異業種の人とビジネスについて意見を交わす」などに使う。こうした活動を"夕活"と呼ぶ。
(中略)
「週2回の夕活」でも、1年続ければ100回近く。「1回3時間」で計算すれば300時間だ。この時間をどう使うかが"大差"を生む。"夕活"で1日をさらに充実させ、仕事で差をつけよう。
(『日経ビジネスアソシエ2016年2月号』 より P66)
セミナーや講演会など、普段の仕事では得られない体験や人的交流もできる"夕活"をうまく活用してはいかがですか?
付録にも注目!「タスク&時間管理メソッド20」
実は、今回のアソシエの中で一番注目したのが付録として付いてきた「タスク&時間管理メソッド20」です。
この小冊子には
・労働時間の稼働率を「見える化」するための「本来業務リスト」
・作業時間を短縮するための「タスクカード(予実時間版)」
・「時刻」ではなく、「時間」で管理するための「工数チケット」
・「残業時間の最短化」を自分に促すための「残業チケット」
など、時間管理、タスク管理のノウハウが詰まっています。
そして、そのノウハウには、「仕事のオーバーフローを減らす」「やるべきことの抜け・漏れをなくす」ための方策が書かれております。
「仕事のオーバーフローを減らす」「やるべきことの抜け・漏れをなくす」といった点は、多くのビジネスパーソンが悩む事項ではないでしょうか?
この付録には、これらの悩みを解決するヒントを得られます。
最後に
今回のアソシエのの特集はいかがでしたか?
僕を含めて「時間管理&タスク管理」に悩むビジネスパーソンは多いと思いますが、このような悩みを抱えるビジネスパーソンにとって、お役立ちの記事は請け合いです。
その中でも「よくまとめられているなあ!」と思ったのが、付録として付いてきている「タスク&時間管理メソッド20」です。
そこには「時間&タスク管理の方法」はもちろん、「仕事の平準化」や「プロセスの構築」などの「仕事の進め方」についても書かれております。
この付録を監修しているのは松井順一さん。『オフィスの「業務改善」99のしかけ』などの著作がある経営コンサルタントです。
いや~、この付録、本当に優れ物だわ~!
興味がある方は、
『日経ビジネスアソシエ2016年2月号
』を、是非、ご覧くださいね
関連書籍
本書の目次
第3章 オンもオフも充実!1日24時間"有効活用術"
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